首都圏を中心として、全国に「カラオケ館」を展開する株式会社B&V様。グランピング事業やラウンジ事業等も手がける、総合エンターテイメント企業です。WelcomeHR導入以前は、入社手続きを紙ベースで行っており、膨大な書類の管理に課題を感じていました。さらに、シダックス・コミュニティー株式会社の子会社化により、処理しきれないぐらい入社書類が急増することに。早急な電子化が求められる中、柔軟にカスタマイズできる点が決め手となり、WelcomeHRの導入を決定しました。今回は、WelcomeHR導入の経緯や、その後の変化についてお話を伺いました。

企業買収で入社手続きが急増。紙ベースでの書類を早急に電子化したかった

Q. WelcomeHRを導入する前は、どのような課題を抱えていましたか？

導入前は、入社書類をすべて紙で管理していたため、膨大な作業量と保管の手間が大きな負担になっていました。さらに、シダックス・コミュニティー株式会社を子会社化したタイミングで、入社書類の処理が一気に増えることになったんです。このままでは絶対に対応しきれないと感じ、新しい管理方法を探していました。

Q. WelcomeHRにした決め手は何ですか？

御社のCEO含め、カスタマイズの相談に親身に対応していただけたことです。当初は勤怠管理もまとめて電子化したいと考えており、既存の大手サービスも複数社検討しました。しかし、やはり大手だとコストが高くなってしまうのと、カスタマイズが難しい部分があって。
まずは入社書類の管理を優先しようということになり、一番柔軟に対応してもらえそうなWelcomeHRに決めました。

Q. 電子化について導入前にどのくらいのイメージを持っていましたか？

紙の書類の電子化について事前にお話を伺っていたので、だいたいイメージはできていたと思います。特に、初期設定の際には対面で何度も打ち合わせをさせていただいたので、導入後の流れもある程度想像できていました。

対面のミーティングで、ニュアンスが伝わりにくい細部まで共有。従来のフローを大きく変えずに導入できた

Q. 導入後、これまでのフローが変わったり、電子化のフローに寄せたりしたことはありましたか？

特に大きな変化はありませんでした。むしろ、こちらのやり方に合わせてもらったことの方が多かったのではないかと思います。

Q. 導入を進めるにあたって大変だったことはありますか？

処理する側にとっては、作業が楽になるのでスムーズに受け入れられました。しかし、これまでただ書類を提出していればよかった店長からは、作業が煩雑になったという声もあったようです。ただ、会社として、今後は電子化を進めていくことを理解してもらうように説明をし、少しずつ慣れてもらいました。

Q. 他社のサービスの中には、初期設定の時点で決めなければならないことが多かったり、社内整備が必要になったりするケースもあります。その点はいかがでしたか？

紙ベースのときのフローとほぼ変わらなかったので、その流れに沿って設定でき簡単でした。これまで経理チームと総務チームで2段階の確認を行っていたのですが、それをそのままWelcomeHR上でも適用し、間にもう1段階挟む形にした程度です。承認プロセスの段階分けについては、エンジニアの方に対応してもらいました。

特に、対面でのミーティングを何度も行っていただいたのが良かったですね。手書きでフローを説明しながら、メールではニュアンスが伝わりにくい細かい部分までしっかり共有できたと思います。

Q. 社内の反応はいかがでしたか？

正直、最初は決してウェルカムな雰囲気ではなかったですね（笑）。

導入当初は、操作方法に慣れておらず、現場も戸惑う状況だったと思います。本部も、どう説明すればいいのか悩んでいて、お互いにモヤモヤしていましたね。その後、承認フローをシンプルにしたり、店長とも直接電話でやりとりしたので、徐々に安定してきたと思います。

システム構築の面では、かなり良い仕組みを作ってもらったと思います。現在の運用でも十分に機能していますし、お店側もスムーズに書類を提出できるようになりました。

運用も徐々に安定し、皆でより良いシステムを作り上げたという実感があった

Q. 導入するときに不安だったことはありますか？

創業初期からのお付き合いだったので、本当にできるのかなという不安はありました。しかし、その分カスタマイズの要望に答えていただいて、自社のニーズに合った形に設計できたので大変ありがたく思っています。

Q. 運用開始後の感想を教えてください。

システムの構築に関しては、こちらの要望にしっかり対応していただいていると思います。しかも、対応がとても早いので助かっています。

運用も徐々に安定してきました。本部・店舗どちらにとっても初めてのシステム導入だったので最初は手探りでしたが、カスタマーサポートの手助けもいただきながら、みんなでより良いものを作り上げてきたという実感があります。

今後は社内の業務全般と連携させたい

Q. 今後、WelcomeHRでどのようなことに取り組んでいきたいですか？

今後は給与明細システムやe-Govなどとも連携させて、社内業務全般を効率化させていきたいと思っています。また、二次元バーコード機能もあるとのことなので、どのように活用できるか今後検討していきたいですね。

Q. どのような会社にWelcomeHRをおすすめしたいですか？

今でも紙で入社手続きを行っている会社におすすめしたいですね。特に、多くのアルバイトやパートを一度に採用する企業に向いていると思います。例えば、全国にチェーン展開している企業など、必要な人材を迅速に確保したい場合、承認作業をいかにスピーディーに進めるかが重要になります。WelcomeHRは、承認フローの段階なども含め、自社の運用に合わせて柔軟にカスタマイズできるので、おすすめです。

お忙しい中、インタビューにご対応いただき誠にありがとうございました！