人事労務管理の効率化を課題に感じている方も多いのではないでしょうか。一般財団法人神奈川県警友会けいゆう病院様では、事務所移転による業務負担の増加やペーパーレス化の遅れを解決するため、「WelcomeHR」を導入しました。現在、初期設定が終わり、これから本運用となります。今回は本運用前に、人事課の中村様と久保田様に、導入の経緯や選定理由、実際に初期設定を行ってみて感じたことについて詳しく伺いました。

事務所移転に伴って、労務管理業務の合理化が必要に

Q. 導入前はどのような課題を抱えていましたか？

本館から別棟への事務所の移転に伴って職員と物理的な距離が生じるため、業務の合理化が必須でした。また、ペーパーレス化が進んでいなかったという課題もありました。

Q. どこでWelcomeHRのことを知りましたか？

システム管理を委託している企業に、労働条件通知書の運用を相談していたときに紹介していただいたのがきっかけでした。

Q. 他社のシステムも検討しましたか？

既に就業や給与管理などをしている既存システムでの運用も考えましたが、最終的にWelcomeHRを導入することに決めました。

Q. なぜWelcomeHRを選ばれたのでしょうか？

決め手は、申請ワークフローの使いやすさと、労働条件通知書の管理機能があることでした。既存システムには労働条件通知書の機能がなかったんです。WelcomeHRには 労働条件通知書のほか、給与明細や労務管理の申請ワークフロー など、必要な機能がすべてそろっていて、コストも他社製品と比べて安いという点が魅力でした。

Q. 紙の運用で困っていたことを教えてください。

労働条件通知書の送付ですね。他社の明細送付システムを使っていたのですが、運用にかなり苦労しました。特に、複数人分を処理するときはCSVで一括作成していましたが、データをシステムに取り込んでPDF化してようやく内容を確認できるんです。いざ確認して内容に間違いがあると一からやり直さなければならず、非常に手間がかかっていました。それがWelcomeHR上でできると聞いたので、早く使ってみたいですね。一番の課題だった労働条件通知書の整理ができるのは本当に助かります。

カスタマーサポートのおかげて初期設定がスムーズだった

Q. 導入に関して社内の反応はいかがでしたか？

抵抗感なく使用できているようです。個人情報フォームの操作入力に関する問い合わせもほとんどなく、スムーズに運用できています。

Q. WelcomeHRの設定は難しくなかったですか？

設定自体は特に難しくありませんでした。個人情報フォームの項目や契約書の設定については、ほとんど対応していただきましたし、カスタマーサポートの方への変更依頼もスムーズにやりとりできたので、安心して導入を進められました。

Q. 個人情報フォームに載せる項目の精査は大変ではなかったですか？

最初は正直大変だと思いましたが、必要な作業ですし、後から修正できることも分かったのでそれほど負担には感じませんでした。

Q. 導入を進めていくにあたって、良かった点はありますか？

個人情報フォームをすぐに作成してもらえたことです。対応がスピーディーで、やりとりもスムーズでした。特に、通勤手当の申請は、こんな方法もあるのかと参考になりました。データをアップロードできる仕組みもとても便利ですね。

紙で就業管理を行なっている病院などの医療機関におすすめしたい

Q. 導入に関して不安なことはありましたか？

全職員のメールアドレスを回収できるかどうかですね。でも、WelcomeHRは直感的に操作できそうですし、当院では就業管理や院内ネットワークがすでに電子化されているので、問題なく運用できるのではないかと思います。WelcomeHRの登録用にQRコードを作成してもらったので、そこから手続きしてもらえば登録も簡単に済みそうです。

Q. 導入までを振り返ってみて、こうしておけば良かったと思うことはありますか？

もっと早い時期から動いておくべきでした。既存のシステムからの乗り換えやまとめの検討も含めて、人事課が忙しくなる前から始めておけば、もう少し余裕を持って導入を進められたのではないかと思います。こちらの都合もあって導入までの期間が短く、忙しい中で作業を進めたので、カスタマーサポートの方からフォローがありましたが混乱してしまって。段取りよく進めるには、アジェンダを作っておくことが大事だと思います。

Q. 他に電子化したいことはありますか？

やはり人事考課です。現在は紙ベースのデータをエクセルで集計していますが、実際には試験の評価に使う程度で、ほとんど活用できていません。電子化させて、もっと有効的に活用できるよう変えていきたいと考えています。

Q. どのような企業にWelcomeHRをおすすめしたいですか？

病院などの医療機関におすすめしたいです。病院は全体的に電子化が遅れているところが多く、特に当院のような中規模病院では、いまだに紙で就業管理をしている施設も少なくないと思います。また、医療機関は職員の出入りが激しく、人事管理が難しいんです。紙運用が主流の病院にとっては、人事業務の負担を軽減できるWelcomeHRのようなシステムを導入する価値があると思います。

お忙しい中、インタビューにご対応いただき誠にありがとうございました！