新年度が近づくと、多くの企業が新卒社員の受け入れ準備に追われる時期となります。新卒社員にとって、入社初日は社会人としての第一歩を踏み出す大事な瞬間であり、入社時に受ける会社の印象が、その後の定着率やモチベーションに大きな影響を与えることは言うまでもありません。人事労務担当者にとっても、新卒社員の受け入れ体制を整えることは、企業の成長に大きく貢献します。ここでは、新卒社員がスムーズにスタートを切るために必要な準備を「5つのポイント」に絞り、詳しく解説します。

ポイント1：必要書類の準備とチェックリストを作成する

新卒社員の受け入れにおいて、最初に行うべきは必要書類の準備です。入社書類に不備が生じると、社会保険や給与計算の手続きに影響が出るだけでなく、新卒社員の信頼を損ねることにもなりかねません。そこで、以下の項目をチェックリスト化し、漏れなく対応することが重要です。

内定後に会社から新卒社員に送るもの

• 内定通知書
• 労働条件通知書
• 雇用契約書
• 入社承諾書（入社誓約書）
• 秘密保持に関する誓約書

新卒社員に提出を求めるもの

• サインした入社承諾書（入社誓約書）
• サインした秘密保持に関する誓約書
• 年金手帳の写しまたは原本
• 給与振り込み用の銀行口座の情報
• マイナンバー情報が記載された書類
• 住民票記載事項証明書
• 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

(必要であれば)

• 学歴証明書または卒業証明書
• 資格や免許の証明書
• 源泉徴収票

会社側が用意するもの

• 就業規則
• 研修スケジュール　など

(必要であれば)

• 通勤手当支給申請書
• 健康保険被扶養者異動届・国民年金第3号被保険者届
• 扶養控除等申告書

ポイント2：デスクやPC・社用ツールの手配をする

新卒社員が初日から稼働できるように、デスク周りやPCの用意をしておきましょう。

デスク環境の準備

新卒社員が業務を快適に行えるように、あらかじめ配属先のデスク環境を整えておきましょう。文房具や名刺、メモ帳など基本的なものを用意しておくことが好ましいです。

PC、ソフトウェアの設定

業務を快適に行えるスペックのPCを用意しましょう。可能であれば、必要なソフトウェアや社内ツール（勤怠管理システム、チャットツールなど）のインストールを済ませておきます。また、社内ネットワーク設定や、パスワード、初期設定に関するガイドを渡すことで、業務開始がスムーズになります。

ポイント3：オリエンテーションの計画をする

オリエンテーションは、 新入社員が会社の方針や文化を理解する第一歩 です。この時間を有効活用するために、以下の準備をしましょう。

オリエンテーションの準備

以下の内容を基本に新卒社員に向けたオリエンテーションを準備しましょう。

会社概要の説明：企業の歴史、理念、ビジョン・ミッションなどを説明します。
就業規則・コンプライアンスの説明：労働時間や福利厚生、ハラスメント防止などを具体的に説明します。
職場のルールやマナー：挨拶の仕方や報連相（報告・連絡・相談）の重要性を伝える場にします。

社内ツアーの準備

オフィス内の設備や各部署の場所を案内することで、新入社員が初日からスムーズに行動できるようにします。また、社内ツアー中に部署に訪れる際に、部署の方々に挨拶しておくことで、その後のコミュニケーションがスムーズになります。

チームビルディングの準備

ランチ会や懇親会を企画し、先輩社員との距離を縮める工夫を取り入れます。このような活動を通じて、新入社員が歓迎されていると感じる雰囲気を作り出しましょう。

ポイント4：社内での受け入れ体制の準備をする

新卒社員を社内全体で受け入れる体制も入社前に準備しておきましょう。

メンター制度の活用

新卒社員にサポート役の先輩社員を割り当てることで、日々の相談相手としましょう。
メンターへの指導も事前に行い、新人教育のポイントを共有することが大切です。

部署内でのコミュニケーション

配属先の上司に対して、新卒社員のプロフィールなどを事前に共有します。部の歓迎会を開くなど、チーム全体で新人を迎える文化を作りましょう。

ポイント5：入社初日のスケジュールを把握する

新入社員にとって 入社初日は特別な日です。この日がスムーズに進むかどうかで、会社への印象が大きく変わりますので、事前にしっかりと入社当日のスケジュールを把握しておきましょう。

【当日のスケジュール例】
受付と挨拶：担当者が笑顔で迎え入れ、最初の印象を良くします。
必要書類の確認：不足がないか、その場で最終チェックします。
オリエンテーション：オリエンテーションプログラムに基づき進めます。
ランチ：他の社員との交流を促すためにランチ会を実施します。
終礼とフォローアップ：不安や疑問がないか確認してから解散します。

【配慮のポイント】
慌ただしい印象を与えないよう、スケジュールには余裕を持たせることが大切です。
最後に「今日はお疲れ様でした！」という一言を添え、次の日も安心して出勤できるようにしましょう。

新入社員の受け入れ準備をしっかり行うことで、新卒社員の会社の第一印象を良くすることができます。人事労務担当者として、この5つのポイントを押さえ、新卒社員がスムーズに働ける環境を作りましょう。